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L'organisation d'une Install Party nécessite un certain temps de préparation. Il faut compter entre 4 et 6h de préparation en amunt :
- 2 à 3h en préparation de la communication extérieure
- 2 à 3h de mobilisation interne
- 4 h de mobilisation le jour même pour une demi-journée
Sans sollicitation interne assez tôt, les bénévoles ne seront pas disponibles en nombre suffisant et s ans communication extérieure, personne ne viendra à l'évènement.
Ainsi pour un évènement optimal l'évènement doit être préparé plusieurs mois en amont.
Organisation
- Envoyer le lien Framadate 4 à 5 mois avant
- Prévoir préparation de l'évènement 1h avant le début
- Prévoir temps de repas/petit déjeuner
- Prévoir rangement 30 min après
- Rappeler par téléphone l'ensemble des participant·es potentiels
- Membres bénévoles
- Salariés
- Anciens stagiaires motivés
- Préparation des outils de com 3 mois avant
- Affiche
- Vignette
- Article Desclicks
- Communiqué de Presse
- Clé USB
Communication
- Schilick Info 3 mois avant min !
- Article sur le site Internet 1 mois avant, 2 semaine max
- Exemple : Article IP 23 septembre 2023
- Communiqué de Presse 2 semaine avant, 1 max
- Newsletter Adhérent·es 2 semaine avant, 1 max
- Affichettes commerce A5 1 semaine avant. Le format A5 permet plus facilement d'être afficher en vitrine.
- Autres lieux d'annonce
- Partage Réseaux
J-1 à 1h
- Rangement de la cybersalle, zone d'accueil principale pouvant accueillir environ 5 personnes
- Rangement de la zone de maintenance, zone d'accueil secondaire pouvant accueillir 3 à 4 personnes
- Rangement de la table de nettoyage / compresseur.
- Dégagement des allées pour permettre une bonne circulation de tout le monde
- Nettoyage du sol
- Nettoyage des tables
- Préparation feuilles de décharge de responsabilité
- S'assurer du nombre et de la disponibilités des supports d'installation
- Clé USB
- PXE
- S'assurer qu'une personne prenne des jolies photos
- Participants en action
- Photos larges
- Cadrage avec éléments de Desclicks
- Cartes de visites
Le jour J
- 1h avant :
- petit coup de polish
- préparation petit déjeuner/coin à boire
- 30 minutes avant :
- Petit Déjeuner
- Accueil des arrivant·es
- Rappel nécessité de rangement après évènement !
- Briefing de la personne assurant l'accueil adhérent·es hors IP sur les maintenances en cours
- Évènement
- Faire remplir formulaire de décharge de responsabilité
- Proposer adhésion
- Rappeler les risques
- S'assurer des sauvegardes
- Bien s'assurer des sauvegardes ! (notament favoris Internet)
- Tester la distribution sur la machine
- Évaluer les besoins en logiciels
- Installation
- Debug si besoin
- Post-Installation
- via script ou brique après brique
- installation logiciels spécifiques
- Proposer adhésion
- Mobiliser pour le rangement