L'organisation d'une Install Party nécessite un certain temps de préparation. Il faut compter entre 4 et 6h de préparation en amont :
2 à 3h en préparation de la communication extérieure
2 à 3h de mobilisation interne
4 h de mobilisation le jour même pour une demi-journée
Sans sollicitation interne assez tôt, les bénévoles ne seront pas disponibles en nombre suffisant
et sans communication extérieure, personne ne viendra à l'évènement.
Ainsi pour un évènement optimal l'évènement doit être préparé plusieurs mois avant.
Organisation
Envoyer le lien Framadate 4 à 5 mois avant
Prévoir préparation de l'évènement 1h avant le début
Prévoir temps de repas/petit déjeuner
Prévoir rangement 30 min après
Rappeler par téléphone l'ensemble des participant·es potentiels
Préparation des outils de com 3 mois avant
Affiche
Vignette
Article Desclicks
Communiqué de Presse
Clé USB
Communication
Schilick Info 3 mois avant min !
Article sur le site Internet 1 mois avant, 2 semaine max
Communiqué de Presse 2 semaine avant, 1 max
Newsletter Adhérent·es 2 semaine avant, 1 max
Affiches A4
Affichettes commerce A5 1 semaine avant. Le format A5 permet plus facilement d'être affiché en vitrine.
Autres lieux d'annonce
J-1 à 1h
Rangement de la cybersalle, zone d'accueil principale pouvant accueillir environ 5 personnes
Rangement de la zone de maintenance, zone d'accueil secondaire pouvant accueillir 3 à 4 personnes
Rangement de la table de nettoyage / compresseur.
Dégagement des allées pour permettre une bonne circulation de tout le monde
Nettoyage du sol
Nettoyage des tables
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S'assurer du nombre et de la disponibilités des supports d'installation
S'assurer qu'une personne prenne des jolies photos
Cartes de visites
Le jour J